Bij het plannen en uitvoeren van een WMS-implementatie zijn er een aantal belangrijke overwegingen die u niet over het hoofd mag zien. Dit komt omdat deze problemen een grote invloed kunnen hebben op het succes van de implementatie en het behalen van de voordelen van een goed warehouse management systeem. In dit artikel bespreken we de vijf belangrijkste zaken waar u aan moet denken bij het implementeren van dit nieuwe systeem. Door deze zaken in gedachten te houden tijdens de WMS-selectie, kunt u valkuilen vermijden, obstakels overwinnen en een solide basis leggen voor een effectieve en efficiënte werking van uw magazijn.
#1 Identificeer specifieke zakelijke behoeften
Succesvolle implementatie van een WMS-systeem begint met het identificeren van specifieke zakelijke behoeften. Tegelijkertijd is het belangrijk om een grondige, functionele analyse uit te voeren alvorens voor een WMS-systeem te kiezen. Maar welke stappen onderneem je om deze analyse goed uit te voeren?
Breng het huidige logistieke proces in kaart
Je begint met het in kaart brengen van huidige processen door een gedetailleerd overzicht te maken. Van het ontvangen en accepteren van goederen tot het verzenden van producten naar de consument. Verduidelijk kernactiviteiten, werkprocessen en knelpunten op aparte pagina's. Dit is handig bij het kiezen van een WMS-leverancier.
Bepaal doelstellingen
Bepaal vervolgens welke doelen u heeft voor de WMS-implementatie. Denk bijvoorbeeld aan het algemeen verbeteren van operationele processen, het veranderen van interne magazijnprocessen of goedkoper en efficiënter werken ter voorbereiding op tijden van crisis.
Identificeer specifieke behoeften
Denk na over de functionaliteiten die het WMS moet hebben binnen uw bedrijf. Denk bijvoorbeeld aan wat integraties moeten worden gemaakt met bestaande systemen. Heeft u WMS-specialisten nodig om koppelingen met het nieuwe warehouse management systeem te testen of staat er een projectteam klaar voor deze klus?
Betrek verschillende afdelingen bij de keuze voor een nieuw WMS
Raadpleeg en betrek sleutelfiguren binnen uw organisatie bij de keuze voor een nieuw WMS. Denk aan magazijnbeheerders, logistiek medewerkers en IT-ers. Verzamel hun input en inzichten en kijk vooral naar actuele uitdagingen. Welke verbeteringen neem je als uitgangspunt en welke features zijn van waarde voor de dagelijkse bedrijfsvoering?
Voer een grondige vergelijking uit
Vergelijk verschillende WMS-leveranciers op basis van functionaliteit, schaalbaarheid, implementatieproces, klantenondersteuning en reputatie. Vergelijk de functies en mogelijkheden van elk systeem met uw eigen lijst met vereisten. Selecteer vervolgens de WMS-leverancier die het beste bij uw behoeften past en plan een demo of proefperiode om de systemen in actie te zien.
Voer een kosten-batenanalyse uit
Beoordeel de kosten van het implementeren en onderhouden van het WMS tegen de verwachte voordelen en ROI. Denk hierbij aan zowel directe kosten, zoals licentie-, implementatiekosten en onderhoudskosten, als indirecte kosten. Denk hierbij aan kosten voor trainingen en verandertrajecten. Zorg er altijd voor dat de WMS-oplossing een goede balans biedt tussen functionaliteit en waarde voor uw investering.
#2 De juiste leverancier kiezen voor een succesvolle WMS-implementatie
Het kiezen van een betrouwbare leverancier van WMS-systemen is een belangrijke taak. Allereerst is het belangrijk om te kijken naar de expertise en ervaring van de leverancier. Doe onderzoek naar klantbeoordelingen en referenties en kies bij voorkeur een leverancier met bewezen ervaring in uw branche om een goede WMS-selectie.
Wist u dat… schaalbaarheid essentieel is bij het kiezen van een WMS-systeem? Dit komt omdat als het systeem schaalbaar is, het systeem zich snel kan aanpassen aan de veranderende behoeften en groei van uw bedrijf!
We hebben het al kort genoemd, maar het is belangrijk om te kijken naar de integratiemogelijkheden van een WMS. Zoek naar WMS-systemen die naadloze integratie met bestaande systemen mogelijk maken. Denk aan koppelingen met ERP-software, systemen die fysieke inventaris bijhouden en systemen die logistieke prestaties monitoren. Tot slot is het belangrijk om leveranciers te vragen naar hun toekomstvisie. Kunnen systemen snel worden aangepast om mee te groeien met nieuwe technologieën en trends?
#3 Het implementatietraject van het nieuwe WMS-systeem
Warehouse management systemen zijn complex. Als je erin hebt geïnvesteerd uitvoering een warehouse management systeem enkele jaren geleden was voorbereiding en gefaseerd werken essentieel. Van het maken van een tijdlijn met actiepunten tot het toewijzen van specifieke rollen aan individuele teamleden om de implementatie te overzien. Deze methode kost niet alleen tijd, maar ook een flink budget.
Gelukkig is WMS implementatie door BPaaS (Business Process as a Service) tegenwoordig een stuk eenvoudiger. Onze oplossingen zijn specifiek ontworpen om configureerbaar te zijn, waardoor er geen programmeur nodig is. Oplossingen worden veel sneller geconfigureerd, aangepast en geïmplementeerd in vergelijking met traditionele software. Dit bespaart kosten en vermindert de complexiteit van het werken met een WMS. Daarnaast is het met BizBloqs mogelijk om snel andere softwareoplossingen te integreren. Denk bijvoorbeeld aan het bestaande ERP-systeem, Magento, WordPress, Afas en meer.
Voordat het WMS volledig operationeel is en de WMS-implementatie succesvol is, voer je een testfase uit. Dit is een ontzettend belangrijke fase omdat je in deze fase zorgt voor het configureren van systemen en het uitvoeren van dataconversies. Zo zorg je ervoor dat het oude systeem goed kan werken met een nieuw systeem. Werken alle systemen goed samen? Dan is de implementatie geslaagd!
#4 Verandermanagement en opleidingsmogelijkheden
WMS-implementaties verlopen soepeler wanneer medewerkers goed zijn opgeleid. Daarbij gaat het niet alleen om medewerkers die direct met het warehouse management systeem werken, maar ook om medewerkers die indirect met het systeem werken. Tijdens trainingen leren deze medewerkers omgaan met een WMS-systeem. het invoeren en ophalen van gegevens tot het beheren van voorraadniveaus en het volgen van zendingen. Na WMS-implementaties verandert de manier van werken in het magazijn.
Er zijn immers veel veranderingen en aanpassingen doorgevoerd. Voor effectief verandermanagement is open communicatie en betrokkenheid van het hele team daarom ontzettend belangrijk. Leg uit waarom nieuwe technieken positief zijn en hoe je samen de succesvolle implementatie van een WMS-systeem gaat managen. Met een effectief communicatieplan waarin je de voortgang van een nieuw WMS-project deelt met het team, zorg je voor minder weerstand en zorgen bij medewerkers.
5 Continue optimalisatie
Het implementeren van een WMS is een belangrijke stap om de efficiëntie en effectiviteit van uw logistieke processen te verbeteren. De implementatie van een WMS is echter geen eenmalige inspanning. Om ervoor te zorgen dat het WMS goed presteert en blijft voldoen aan de veranderende behoeften en nieuwe uitdagingen van uw organisatie, is van cruciaal belang om een cultuur van continue optimalisatie en evaluatie te omarmen.
Dit betekent het regelmatig evalueren van de WMS-prestaties, het analyseren van gegevens, het verzamelen van gebruikersfeedback en het identificeren van mogelijkheden voor verbetering. Door continu te streven naar optimalisatie en aanpassing van het WMS, kunt u de concurrentie steeds een stap voor blijven. Het implementeren van een WMS is nog maar het begin van een traject naar continue verbetering, waarbij de logistieke processen binnen uw bedrijf steeds efficiënter en effectiever worden.
A succesvolle implementatie van een WMS is niet het eindpunt, maar het begin van een continu verbeterproces. Blijf alert, houd de vinger aan de pols en blijf streven naar optimalisatie. Zo kunt u blijven profiteren van de voordelen van een goed werkend WMS dat uw logistieke processen naar een hoger niveau tilt.
