Voor alles is het belangrijk om te beseffen dat de beslissing om een Warehouse Management Systeem (WMS) te implementeren zeer strategisch is voor uw bedrijf. Dat betekent dat u rekening moet houden met de investering, de timing, de gereedheid van uw organisatie en de impact op andere systemen die u al gebruikt. Kortom, het is geen beslissing die lichtvaardig moet worden genomen.
VOORUITGANG: HET JUISTE WMS
Veel financiële systemen en ERP-oplossingen bieden naast hun kernfunctionaliteit ook basisfuncties voor magazijnbeheer. Het is duidelijk dat u ontbrekende functies en functionaliteit hebt geïdentificeerd die van een WMS een waardevolle investering maken. Het is logisch om echt te focussen op uw interne processen met betrekking tot het magazijn en elk detail na te denken over de gewenste capaciteiten die moeten worden geïmplementeerd. Match die wensen en eisen met de WMS-oplossingen die er zijn en je bent goed op weg om een shortlist te identificeren, als je niet meteen op de oplossing van je keuze terechtkomt.
Dit zou ertoe leiden dat de leverancier van de WMS-oplossing wordt uitgenodigd voor een gesprek en dat is waar het BizBloqs-team de concurrentie overtroeft. Een echte expert komt ter plaatse en begint gewoon kennis, inzichten en tips te delen. Het is bijna alsof de deal er niet toe doet, want de wens om te helpen en al die jaren ervaring en expertise te delen is volkomen oprecht. Het mooie is dat klanten het kunnen zien; ze herkennen die immense passie voor wat we doen. Het wordt het voertuig dat de deal daarna moeiteloos naar huis rijdt. Dat, en natuurlijk een redelijk geprijsde cloudgebaseerde oplossing die kan worden geconfigureerd om te bereiken wat de klant echt nodig heeft.
GEMAAKT BESLUIT: VOORBEREIDING OP IMPLEMENTATIE
Door te besluiten om voor de cloudgebaseerde WMS-oplossing van BizBloqs te gaan, wordt de strategische budgetbeslissing meestal een operationele. Dit neemt een grote hindernis weg, maar er moet nog steeds rekening worden gehouden met de enorme strategische impact van procesdigitalisering. Vanaf dat moment zijn er echter experts binnen handbereik die de verschillende stappen voor en tijdens de implementatie kunnen begeleiden. Het wordt ten zeerste aanbevolen om in de toekomst nauw samen te werken. Beginnend met organisatorische gereedheid, gedetailleerde mapping van alle relevante processen, analyse van de bestaande systemen en hoe deze zullen worden geïntegreerd met het WMS en, niet te vergeten, het overwegen van de nieuwste technologieën in logistiek die het bedrijf een concurrentievoordeel kunnen geven. Omdat het een holistisch onderdeel is van de voorbereidingen, kan de BizBloqs-expert een solide gids zijn over timing, het stellen van meetbare doelstellingen en de primaire training van al het betrokken personeel. Het helpt ook veel om de kritieke testfase vóór de lancering te waarborgen. Helaas wordt dit vaak overhaast of verwaarloosd en dat leidt tot echte problemen nadat het WMS al onderdeel is van de operatie. Bovendien helpt het aanzienlijk bij de voorbereiding van de precieze omvang van het project.
MOMENT VAN DE WAARHEID: DE DAADWERKELIJKE IMPLEMENTATIE
Na een intensieve periode van plannen onder begeleiding van BizBloqs-experts, waarbij alle sleutelfiguren van uw eigen organisatie betrokken waren, is het moment aangebroken voor de kick-off. Op dit punt moet u echt uw vertrouwen in de handen van de ervaren projectmanager leggen en ervoor zorgen dat de organisatie zich met maximale focus en betrokkenheid inzet. Een intense implementatieperiode waarbij iedereen zich richt op de succesvolle test en lancering is nu het enige obstakel om uw organisatie echt naar een volgend niveau te transformeren.
BizBloqs heeft zijn eigen unieke benadering van de implementatiefase:
- De Scope Meeting & Stamgegevens
Instructies en de benodigde sjablonen voor stamgegevens gaan vooraf aan het scopegesprek, inclusief instructies voor 3rd partij software oplossingen (ERP, webshops bv.). Na de scopemeeting wordt de gedetailleerde scope gedocumenteerd en ter goedkeuring gedeeld. Dit weerspiegelt het minimaal levensvatbare product voor de eerste fase en kan ook verwijzen naar geïdentificeerde aanpassingen of toevoegingen die in latere fasen zullen volgen. Deze fase is voltooid wanneer de opdrachtgever het scopedocument ondertekent. Door klanten te helpen live te gaan met minimale aanpassingen, is de eerste fase zeer efficiënt. Uiteraard blijft het altijd mogelijk om in een later stadium nieuwe features te implementeren of aanpassingen te doen, in onderling overleg over timing etc.
- Opstelling van standaardsysteem
Zodra alle stamgegevens zijn ontvangen, zal het BizBloqs-team een standaardsysteem met deze gegevens opzetten. De standaard linkt naar 3rd partijsoftware-oplossingen zijn ook verbonden, ervan uitgaande dat deze systemen mainstream genoeg zijn om deel uit te maken van het brede scala aan oplossingen waarmee BizBloqs out-of-the-box verbinding kan maken.
- Systeemtestfase
Het standaard systeem met de aangeleverde data en aansluitingen draait op dit moment nog volledig op een testsysteem. Na voldoende testen is het tijd om het systeem op te ruimen ter voorbereiding op het go-live moment. Er zal ook een secundair systeem worden opgezet als een kopie van deze go-live-configuratie, zodat verdere tests op elk moment kunnen worden uitgevoerd zonder dat dit gevolgen heeft voor het bedrijf. Scanners, printers en magazijnprocessen maken allemaal deel uit van de uitgebreide tests en zullen zorgvuldig worden uitgelegd. Handleidingen en instructievideo's zijn aanwezig om uw organisatie verder op te leiden. Ook wordt er op locatie getraind. Gewenste aanpassingen en toegevoegde functies worden op dit punt besproken en verwezen naar het scopedocument. Het scopedocument verwijst ook naar een go-live datum, maar dit is afhankelijk van voldoende testen en hands-on ervaring door uw organisatie. In het belang van het succes van de klant en ons vermogen om de klant goed te ondersteunen, zal de daadwerkelijke go-live datum altijd gebaseerd zijn op het volste vertrouwen dat de klant een comfortabele en goed opgeleide gebruiker van het WMS zal zijn.
- Levering van klantspecifieke elementen in iteratieve stappen
De minimaal haalbare configuratie is een combinatie van het basissysteem zoals aanbevolen door BizBloqs en de klantspecifieke elementen die in het scopedocument als essentieel zijn aangemerkt voor de go-live-omgeving. Deze elementen worden in iteratieve stappen geïntroduceerd en getest, zodat u met elke voltooide stap dichter bij uw lancering komt.
- Go-Live met minimaal haalbare configuratie
Uw organisatie kan het systeem nu gaan gebruiken om uw klanten te bedienen. De configuratie kan alle kritieke scenario's aan die in het scopedocument zijn overeengekomen.
- Agile aanpassingsfase
Alles, van feature-activering tot de integratie van hightech hardware voor logistieke processen, kan nu op een Agile manier worden toegevoegd. Elke toevoeging wordt geïmplementeerd, grondig getest en gelanceerd als onderdeel van een sprint, voordat hij doorgaat naar de volgende. Het is op dit punt in het project, waar ook de Business Intelligence-inzichten kunnen worden geconfigureerd om volledig te begrijpen wat de gegevens u vertellen. Afhankelijk van de behoefte van de klant kan deze inspanning ook worden opgesplitst in meerdere fasen.
- Voortdurende verbetering en uitbreiding
Zodra de initiële projectimplementatie is voltooid, is er geen harde grens voor het ontwikkelen van uw systeem. Het is altijd mogelijk om nieuwe functies, features toe te voegen of een optimalisatie toe te passen op basis van voortschrijdend inzicht. De gezamenlijke inspanning om het best mogelijke systeem voor uw behoeften te hebben, is desgewenst constant.
Direct na de go-live is verreweg het beste moment om de gewenste features te implementeren, ook die welke pas in de nabije toekomst het meest relevant zullen worden. Het is een zeldzame kans om onder professionele begeleiding volledig gebruik te maken van de focus van de organisatie om jezelf voor te bereiden op succes. Het is op elk moment mogelijk om de volledige aandacht van het BizBloqs-team weer te krijgen, maar het is een stuk moeilijker om uw eigen organisatie weer volledig op de logistieke eisen te richten.
Dit is ook het moment om inzicht te krijgen in uw productassortiment en inventaris, of misschien uw assemblage- of eenvoudige fabricageprocessen, in het perspectief van het optimaal functioneren van uw bedrijf. Het opzetten van de realtime inzichten die u direct uit uw WMS haalt, is net zo belangrijk als het opzetten van de processen als u de juiste zakelijke beslissingen wilt nemen.
FEIT: WMS IN ACTIE
Dus hoe weet je of alles goed is gegaan? Zelfs als de initiële implementatie vrij eenvoudig is, zouden de voordelen van een goed geïmplementeerd WMS onmiddellijk duidelijk moeten zijn. Afgezien van de configuraties waardoor het bij uw organisatie past, kunnen de optionele toegevoegde functies en Business Intelligence-mogelijkheden de voordelen naar een geheel nieuw niveau tillen. Uw diepgaande inzicht met betrekking tot voorraad is zeer nauwkeurig, menselijke fouten worden drastisch verminderd en alle uitvoeringsgerelateerde activiteiten verlopen soepel en vereisen geen handmatige correcties... Kortom, welke frustraties en tijdrovende handmatige activiteiten u ook hebben doen besluiten om het WMS in te zetten in de eerste plaats zou tot het verleden moeten behoren.
U heeft een belangrijke mijlpaal bereikt op het gebied van professionalisering van uw organisatie en voorbereiding op snelle groei. Dit is echter niet het moment om op je lauweren te rusten. Uw voortdurende succes hangt af van de verdere training en het comfort van uw personeel met de WMS-oplossing, evenals van uw vermogen om andere functies te identificeren die u in de toekomst een concurrentievoordeel zullen geven. Profiteer van de voordelen, maar blijf scherp om het meeste uit uw oplossing en uw nieuwe relatie met branche-experts te halen. De volgende Agile uitbreiding van uw WMS staat misschien al voor de deur!
Bij BizBloqs zijn we verheugd om te zien wat je van je reis maakt en we staan klaar om er een groot succes van te maken!
