Een slecht geleid magazijn kost geld zonder dat het opvalt. Het zit in een pick die opnieuw moet, in overuren op vrijdag, in een afboeking bij de jaartelling. Niemand ziet het op één dag, wel over een jaar. Hieronder lees je welke KPI logistiek en magazijn samen houvast geeft binnen je eigen pand, en hoe je die cijfers betrouwbaar krijgt. Transport-KPI's zoals bezorgtijd en kosten per zending vallen buiten dit stuk; een kortere lijst met de cijfers waar het geld weglekt, vind je onder kpi magazijn. Wat magazijnbeheer als vak inhoudt, met locaties, ABC-indeling en FEFO, staat in een apart stuk.
Welke software dit werk ondersteunt, lees je bij magazijnbeheer software.
Wat je meet: de stroom van ontvangst tot retour
Een KPI is pas zinvol als je weet welk proces erachter zit. In een magazijn zijn dat er zeven of acht. Goederen komen binnen en worden gecontroleerd. Ze krijgen een plek, dat heet inslag. Ze liggen in de opslag, waar je de snellopers dicht bij de inpaktafel zet. Pickplekken worden aangevuld vanuit de bulk. Orders worden gepickt, ingepakt en meegegeven aan PostNL, DHL of DPD. Retouren komen terug en moeten beoordeeld worden. Tussendoor tel je een deel van de locaties, dat heet cyclisch tellen.
Elk van die stappen kan haperen. Het nut van een paar goed gekozen cijfers is dat je ziet waar.
Vijf KPI's voor de logistiek in je magazijn
Je hebt geen twintig cijfers nodig. Deze vijf dekken de hele stroom.
1. Voorraadnauwkeurigheid
Hoeveel van de getelde locaties komen overeen met wat het systeem zegt? Dat percentage heet voorraadnauwkeurigheid. Tel per locatie, niet per artikel in totaal. Als op B-04-02 tien stuks te weinig liggen en op B-07-01 tien te veel, klopt je totaal, maar de picker die naar B-04-02 loopt, vindt een lege plek.
Een groothandel in sanitair die elke maandag twintig locaties telt, weet na een kwartaal precies welke gangen problemen geven. Vaak blijkt het om dezelfde oorzaak te gaan, bijvoorbeeld een ontvangstpallet die niet direct is weggezet.
2. Orderbetrouwbaarheid
Welk deel van je orders gaat de deur uit met het juiste artikel, het juiste aantal en zonder schade? Meet dit per orderregel. Een order met tien regels waarvan één fout is, telt anders mee dan een order met één regel die fout is. Noteer bij elke klacht wat er misging: verkeerd artikel, verkeerd aantal, ontbrekend of beschadigd. Zonder die oorzaak blijft het bij een percentage waar niemand iets mee kan.
3. Op tijd verzonden
Welk deel van de orders die vóór de cut-off binnenkwamen, ligt ook echt in de wagen als de vervoerder komt? In december, met Sinterklaas en de kerstpiek vlak na elkaar, is dit het cijfer waar je webwinkelklanten je op afrekenen. Kijk niet alleen naar het gemiddelde over de week, maar ook naar de slechtste dag. Daar zit meestal het probleem.
4. Orderregels per uur
Hoeveel orderregels pickt een medewerker gemiddeld per gewerkt uur? Veel magazijnen meten dit als picks per uur. Gebruik het om processen te vergelijken, niet om mensen tegen elkaar af te zetten. Daalt het cijfer, kijk dan eerst naar looproutes, lege pickplekken en artikelen die verplaatst zijn, en pas daarna naar de mensen.
5. Dock-to-stock-tijd
Hoe lang duurt het van het moment dat een vrachtwagen aan je dock staat tot de goederen op een locatie liggen en verkocht kunnen worden? Dat is de dock-to-stock-tijd. Een lange dock-to-stock-tijd betekent voorraad die je hebt maar niet kunt verkopen. Bij een pallet met een SSCC-label gaat ontvangst snel: de 18-cijferige code met application identifier (00) van GS1 identificeert de hele pallet, zodat je met één scan de inhoud kunt koppelen aan de pakbon of de vooraankondiging van je leverancier.
Kijk naar de lijn, niet naar de week
Een losse week zegt weinig. Meet elke week op dezelfde dag, met dezelfde definitie, en zet de cijfers onder elkaar.
Neem twee magazijnen met dezelfde gemiddelde voorraadnauwkeurigheid. In het eerste schommelt het cijfer week na week een paar tienden. In het tweede springt het op en neer, afhankelijk van wie er die week werkt. Het eerste magazijn heeft een stabiel proces dat je stap voor stap kunt verbeteren. Het tweede draait op een paar ervaren mensen, en dat merk je pas echt als een van hen ziek is in de drukste week van het jaar.
Bewaar je meetgegevens en je telresultaten. Ze horen bij je voorraadadministratie, en die valt onder de bewaarplicht van zeven jaar uit artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen.
Vier niveaus van volwassenheid
Hoe betrouwbaar je KPI's zijn, hangt af van hoe je werk vastligt. Grofweg zijn er vier niveaus.
Papier en geheugen. Picklijsten op papier, de voorraad in het hoofd van de magazijnchef. Je kunt hier niet zinvol meten, want je meet alleen wat iemand achteraf opschrijft.
Voorraadadministratie in het ERP. Exact Online of AFAS weet hoeveel er is, maar niet waar het ligt. Boekingen gebeuren aan een bureau, vaak uren na het werk zelf.
Scangestuurd werk. Elke stap wordt op de vloer bevestigd met een scan: ontvangst, inslag, aanvullen, picken en verzenden. Het systeem stuurt de medewerker naar de juiste locatie en weigert een verkeerd artikel. Hier horen de meeste mkb-magazijnen te zitten, en hier worden je KPI's betrouwbaar.
Gekoppelde operatie. Het magazijn is verbonden met ordermanagement, vervoerders en EDI-berichten van je afnemers. Orders komen automatisch binnen, verzendlabels rollen er bij het inpakken uit, en je ziet per verkoopkanaal wat je kunt leveren.
Je hoeft niet in één keer naar het vierde niveau. Een stabiel derde niveau is meer waard dan een half ingericht vierde.
Voorraadbeheer is niet hetzelfde als magazijnbeheer
Hier gaat het vaak mis bij de keuze voor software. Voorraadbeheer beantwoordt de vraag hoeveel je hebt en wat je moet bijbestellen. Magazijnbeheer beantwoordt de vraag waar het ligt, wie het pakt en in welke volgorde. Een voorraadbeheersysteem of de voorraadmodule van je ERP doet het eerste. Voor het tweede heb je locaties, scans en gestuurd werk nodig.
Wie die twee verwart, denkt dat het ERP genoeg is. Tot een afnemer in de levensmiddelen vraagt welke klanten batch 24-117 hebben gekregen. Die vraag moet je kunnen beantwoorden: artikel 18 van EU-Verordening 178/2002 verplicht je om één stap terug en één stap vooruit te kunnen traceren. Zonder batchnummer per locatie en per order lukt dat niet binnen een redelijke tijd.
Wat zo'n magazijnbeheersysteem in de praktijk regelt, lees je op de pagina over magazijnbeheer.
Wanneer software zich terugverdient
Er zijn een paar momenten waarop het derde niveau niet meer zonder systeem gaat. Je assortiment is groter dan iemand kan onthouden. Een tweede vestiging moet zelfstandig kunnen werken, zonder de kennis van de eerste. Er komen eisen rond batchnummers en houdbaarheid bij. Het aantal retouren stijgt. Of een klant dient een serieuze claim in en je kunt niet aantonen wat er geleverd is.
Op dat moment wil je dat elke handeling op de vloer met een scan vastligt. In de wms software van BizBloqs stuurt de scanner je medewerkers naar de juiste locatie, kiest de batch volgens FEFO of FIFO en geeft een aanvulopdracht als een pickplek leegloopt. Inkomende en uitgaande pallets krijgen een SSCC-label, voor pallets met één artikel en voor gemengde pallets. Elke handeling ligt vast in een audit trail met tijd en gebruiker, de ruwe gegevens onder je KPI's. Standaardrapporten en een KPI-dashboard laten je de cijfers zien zonder dat iemand ze elke maandag uit een spreadsheet hoeft te halen. Cyclisch tellen zit in het systeem, en een lijst met voorraad zonder beweging laat zien welke artikelen al lang stilliggen en een locatie bezet houden. Retouren boek je tegen de oorspronkelijke order. Nieuwe medewerkers zijn dezelfde dag productief, en een implementatie duurt 4 tot 12 weken. Wil je naar het vierde niveau, dan koppelt BizBloqs het magazijn aan je ERP en je webshops, met ordermanagement en EDI-berichten via partner Transus erbij. Vervoerders sluit je aan via een verzendplatform, en BizBloqs levert de verzendlabels.
Wil je zien hoe dat er in jouw situatie uitziet? Plan een wms demo en neem je eigen cijfers mee.
Veelgestelde vragen over KPI's in de logistiek van je magazijn
Wat zijn de belangrijkste KPI's in een magazijn?
Voor de meeste mkb-magazijnen zijn dat er vijf: voorraadnauwkeurigheid, orderbetrouwbaarheid, het aandeel orders dat op tijd vertrekt, orderregels per uur en de dock-to-stock-tijd. Samen dekken ze de hele stroom van ontvangst tot verzending.
Hoe bereken je voorraadnauwkeurigheid?
Tel een steekproef van locaties en vergelijk per locatie de getelde hoeveelheid met wat het systeem zegt. Het percentage locaties waar die twee overeenkomen, is je voorraadnauwkeurigheid. Spreek vooraf af of je een kleine afwijking toestaat, en houd die afspraak elke week gelijk.
Wat is het verschil tussen KPI's in de logistiek en KPI's in het magazijn?
Logistieke KPI's omvatten ook transport, zoals bezorgtijd en kosten per zending. Magazijn-KPI's gaan over wat binnen je pand gebeurt: hoe snel goederen beschikbaar zijn, hoe nauwkeurig de voorraad is en hoe foutloos en snel er gepickt wordt.
Hoe vaak moet je magazijn-KPI's meten?
Elke week, op dezelfde dag en met dezelfde definitie. Een maandcijfer is te grof om op te sturen en een dagcijfer schommelt te veel door toevallige pieken.
Wat is magazijnbeheer?
Magazijnbeheer is het organiseren en vastleggen van alles wat er fysiek in je magazijn gebeurt: ontvangen, opslaan, aanvullen, tellen, picken, verzenden en retouren verwerken. KPI's laten zien hoe goed dat werk verloopt.
Heb je software nodig om magazijn-KPI's te meten?
Niet om te beginnen, wel om de cijfers te vertrouwen. Met papier meet je achteraf wat iemand heeft opgeschreven. Als elke stap met een scan wordt bevestigd, ligt per handeling vast wie wat deed en wanneer.
